Kapak
Kapa≡² haz²rlarken,
bⁿtⁿn ■irket logolar²n²n ve kapakta kullan²lacak resimlerin BMP format²nda taranm²■ elimizde haz²r
oldu≡unu varsay²yoruz. ▌■te ba■l²yoruz:
1) Kapa≡²n en ⁿstⁿne teklifi sunaca≡²m²z kurulu■un logosunu yerle■tirip ad²n² yazaca≡²z. Logo daha ÷nceden BMP format²nda taran²p sabit diskimize kopyalanm²■t². Ekle*Resim (Insert*Picture) komutu ile aτ²lan pencereden bu BMP dosyas²n² bulun ve kapak sayfan²z²n ⁿzerine yap²■t²r²n. Resmin kenarlar²ndan τeki■tirerek istedi≡iniz boyuta getirebilirsiniz. Logonun hemen yan²na i■verenin ismini, yani ' ▌stanbul Bⁿyⁿk■ehir Belediyesi' yaz²yoruz. Biz bu isim iτin 16 punto bⁿyⁿklⁿkte Times New Roman yaz²tipini seτtik.Daha sonra projenin ismini, raporun ismini ve firman²z²n ismini istedi≡iniz gibi veya i■veren kurulu■τa istenen formatta yaz²p sayfan²z² dⁿzenleyin.
2) Tⁿm raporu tek bir dosyada toplayacaksan²z, kapak sayfas²n² da bir b÷lⁿm olarak kabul edip bu sayfan²n sonuna ' b÷lⁿm sonu' girmelisiniz. B÷ylece her b÷lⁿm iτin ayr² sayfa numaralar² verebilir, de≡i■ik altbilgi, ⁿstbilgi formatlar² kullanabilirsiniz. Bu i■lem iτin Ekle*Kesme (Insert*Break) komutuna t²klay²p Sonraki Sayfa (Next Page) seτene≡ini i■aretleyin. Ara kapaklar² da konu ba■l²klar²na g÷re kendiniz tasarlayabilirsiniz. Ancak kapaklar ve b÷lⁿmler aras²ndaki geτi■lerde ' b÷lⁿm sonu' vermeyi unutmay²n.
╓zet, ▄stbilgi ve
Altbilgi
▌dari bir makama sunulacak olan raporlar²n ba■²nda bir ÷zet k²sm² bulunur. B÷ylece zaman²
k²ymetli olan bu ki■iler raporun tⁿmⁿnⁿ okumay² altlar²nda τal²■an uzmanlara b²rak²r, sadece bu b÷lⁿmⁿ
okurlar. Bizim raporumuzun ÷zet k²sm²nda, projenin ve raporun ismini iτeren bir ⁿstbilgi (header) alan²,
italik Times New Roman karakterlerle yaz²lm²■ metin, i■veren kurulu■un ismini, Roma rakamlar² ile sayfa
numaras²n² ve firmam²z²n ismini iτeren bir altbilgi alan² bulunacak.
3) Kapaklardan sonra yine b÷lⁿm sonu vererek ╓zet b÷lⁿmⁿnⁿ yazaca≡²n²z yeni sayfaya geτti≡inizde ▄stbilgi alan²n² G÷rⁿnⁿm*▄stbilgi ve Altbilgi (View*Header and Footer) komutu ile aτ²n. Bu komuta t²klar t²klamaz ⁿstbilgi alan² ve bu alan²n ÷zelliklerini de≡i■tirebilece≡iniz bir araτ τubu≡u ekrana gelir. ╓nce bu araτ τubu≡undaki d÷rdⁿncⁿ dⁿ≡menin (' ▄stbilgi Altbilgi Ba≡lant²s²' isimli dⁿ≡me) bas²l² olmamas²na dikkat edin. Bu dⁿ≡me bas²l²ysa ⁿstbilgi (header) alan² ÷nceki b÷lⁿmⁿn ⁿstbilgisine ba≡lan²r ve bu alana yazaca≡²n²z her ■ey ÷nceki b÷lⁿmlerde de tekrarlan²r. Oysa biz daha ÷nce yaratt²≡²m²z kapak sayfas²nda b÷yle bir ⁿstbilginin g÷rⁿnmesini istemiyoruz. Bir ÷nceki ⁿstbilgi alan² ile ba≡lant² olup olmad²≡²n² ⁿstbilgi alan²n²n sa≡ ⁿst k÷■esine bakarak da anlayabilirsiniz: Ba≡lant² varsa burada ' ╓nceki ▌le Ayn²' yazar.
4) ▐imdi ⁿstbilgi alan²n²n soluna ' ▌stanbul Avrupa Yakas² Kat² At²k Projesi' yaz²yoruz. Araτ ╟ubu≡unun hemen alt²ndaki cetvele bakarsak ⁿstbilgi alan²n²n bir ayraτ ile ikiye ayr²ld²≡²n² g÷rece≡iz. Bu ayraτ sayesinde ⁿstbilgi alan²na sola dayal², ortalanm²■ ve sa≡a dayal² ⁿτ ayr² yaz² yaz²labilir. Biz sola dayal² proje ad²n² yazd²ktan sonra iki kez Tab tu■una basarak imleci en sa≡a getiriyor ve raporumuzun ismini, yani ' Teknik Teklif' yaz²yoruz.
5) ▐imdi de ⁿstbilginin ana metinden ayr²lmas² ve ■²k g÷rⁿnmesi iτin alt²na τizgi τekece≡iz. Bunun iτin Kenarl²klar (Borders) Araτ ╟ubu≡u'nu aτ²n. Bu τubu≡un en sa≡²ndaki ╟izgi Biτemi (Line Styles) b÷lmesinden τizgi kal²nl²≡²n² seτin. ▌mleci ⁿstbilgi alan²nda yaz² yazd²≡²m²z sat²r²n herhangi bir noktas²na getirip ╟izgi Biτemi b÷lmesinin sa≡²ndaki ikinci dⁿ≡meye (Alt Kenarl²k dⁿ≡mesi) t²klad²≡²n²zda ⁿstbilgi alan² alt² τizili hale gelecek.▄stbilgi ve altbilgi alan² aτ²kken ekran²n sol kenar²nda bir cetvel g÷receksiniz. Bu cetvel ⁿstbilgi ve altbilgi alan²n²n s²n²rlar²n² g÷sterir. S²n²rlar² fare ile τeki■tirerek alanlar² geni■letebilir veya daraltabilirsiniz.
6) ▄stbilgi alan² ile i■iniz bitti; ■imdi ▄stbilgi ve Altbilgi araτ τubu≡unun solundaki ilk dⁿ≡meye (' Git ▄stbilgi Altbilgi' dⁿ≡mesi) t²klayarak altbilgi (footer) alan²na geτin. Burada da ÷nceki altbilgi alan² ile ba≡lant²y² kesmeyi unutmay²n. Sol tarafa ' ▌stanbul Bⁿyⁿk■ehir Belediyesi' yazarak i■e ba■l²yoruz.Altbilgi alan²na sayfa numaras² yazd²rmak iτin bir kez Tab tu■una bas²p altbilgi alan²n²n ortas²na gelin. ▐imdi Roma rakam²yla sayfa numaras²n² yazd²raca≡²z. Bunun iτin Ekle*Sayfa Numaralar² (Insert*Page Numbers) komutuna t²klay²n. Kar■²n²za τ²kan ilk ileti kutusunda Hizalama (Alignment) listesinden Ortala'y² (Center) seτin. ' ▌lk sayfada numaray² g÷ster' (Show Number on First Page) seτene≡ini i■aretlerseniz, ilk sayfaya numara yaz²l²r; aksi halde ilk sayfada sayfa numaras² g÷rⁿnmez, numaralama ikinci sayfadan ve ' ii' (Roma rakam²yla 2) olarak ba■lar.Altbilgi alan²nda son olarak Tab tu■u ile sa≡a gidiyor ve ' ARTEK Ar²tma Teknolojileri Ltd.' yaz²yoruz. B÷ylece yeni bir b÷lⁿm sonu verene kadar ayn² altbilgi ve ⁿstbilgi alanlar² tⁿm sayfalarda devam ediyor ve sayfa numaralar² birbirini takip ediyor.
Ba■l²klar
MS Word'de metin ve ba■l²k biτemlerini
÷nceden ayarlayabilirsiniz. Bu biτemler Biτimlendirme Araτ ╟ubu≡u'nun en solundaki Biτem (Style)
listesine eklenir. Herhangi bir metni veya ba■l²≡² girmeden ÷nce bu listeden uygun biτemi seτti≡inizde
metin biτemi, ba■l²k numaralar² ve ba■l²k biτemi otomatik olarak uygulan²r. Bu liste ayn² zamanda
▌τindekiler Listesi'ne de bir kal²p olarak hizmet eder.
7) ▌τindekiler Listesinde otomatik olarak yer alacak ba■l²klar kullanmak istiyorsan²z, Araτ ╟ubu≡u'nun en solundaki Biτem (Style) listesindeki Ba■l²klar² (Heading) kullanman²z gerekir. Ancak bu haz²r ba■l²klar²n format² sizin iste≡inize g÷re olmayabilir. Bu ba■l²klar² ÷zelle■tirmek istiyorsan²z Biτim*Biτem (Format*Style) komutuna t²klay²n ve aτ²lan ileti kutusunda Liste (List) b÷lmesinden Tⁿm Biτemler'i (All Styles) seτin. Biτemler (Styles) k²sm²nda Ba■l²k 1 (Heading 1) ⁿzerine gelin ve De≡i■tir (Modify) dⁿ≡mesinin ⁿzerine t²klay²n. Yeni aτ²lan Biτem De≡i■tir isimli ileti kutusunda Biτim (Format) dⁿ≡mesi, ba■l²≡²n²z iτin yaz²tipinden paragraf ayarlar²na, τerτeveden numaraland²rmaya kadar yedi de≡i■ik seτenek iτeriyor. ╓rne≡in ╓zet b÷lⁿmⁿnⁿn ba■l²≡²n² 18 punto Times New Roman yapmak iτin Biτim*Yaz²tipi (Format*Font) komutunu τal²■t²r²p istedi≡iniz de≡i■iklikleri yapabilirsiniz. Raporumuzda ba■l²klar² ve alt ba■l²klar² ÷rne≡in (1, 1.1, 1.1.1) ■eklinde, τe■itli seviyelerde numaraland²rmak isteyebiliriz. Her bir seviye iτin ayr² bir ba■l²k seτmek gerekir. Biτem listesinde Ba■l²k 1'den Ba■l²k 9'a kadar 9 seviye ba■l²k tan²mlanm²■t²r. Zaten bu kadar ba■l²k seviyesi de fazlas²yla yeterlidir. Bize bunlar² seτip yaz²tiplerini ve numaraland²rma biτimlerini ÷zelle■tirmek kal²yor. Yaz²tipinin nas²l biτimlendi≡ini yukar²da ÷≡renmi■tiniz. Biτim menⁿsⁿnden Yaz²tipi yerine Numaraland²rma komutuna t²klayarak numaraland²rma ile ilgili gerekli dⁿzenlemeleri yapabilirsiniz. Bu i■lemleri gerτekle■tirip Uygula'ya t²klad²≡²m²zda Araτ τubu≡undaki Biτem listesi de≡i■ir ve bu listeden Ba■l²k 1'i (Heading 1) seτti≡imizde belge ⁿzerinde imlecin bulundu≡u sat²r²n biτemi de kendi olu■turdu≡umuz Ba■l²k 1 biτemini al²r. Art²k bu sat²ra ÷rne≡in ' Projenin Geτmi■i' yaz²p Enter tu■una basabiliriz. Di≡er ba■l²k seviyeleri de ayn² ■ekilde kullan²l²r.
B÷lⁿmler
╓zet k²sm²ndan sonra 1. B÷lⁿm'e
geτebilmek iτin tekrar Ekle*Kesme komutunu kullanarak bir b÷lⁿm sonu yaratacak ve yeni bir b÷lⁿme
ba■layacaks²n²z. B÷lⁿmlerinizin ⁿstbilgi ve altbilgi alanlar²n² yukar²da anlat²ld²≡² gibi kendiniz tekrar
dⁿzenleyebilirsiniz. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta sayfa numaralar²n²n art²k Roma
rakam²yla de≡il normal yaz²laca≡² ve ba■lar²na b÷lⁿm numaras²n²n da eklenece≡idir. Bak²n bu i■lemi
nas²l yap²yoruz:
8) Sayfa numaralar²ndan ÷nce b÷lⁿm numaralar²n²n otomatik olarak eklenmesi iτin, b÷lⁿmⁿn ilk sayfas² bir ba■l²kla ba■lamal²d²r. ▌mleci b÷lⁿmⁿn ba■²na getirin ve Biτem Listesi'nden yeni yaratt²≡²n²z Ba■l²k 1'e (Heading 1) t²klay²n. Numaraland²rma b÷lⁿmⁿne girip ba■l²k numaralar²n²n nas²l olaca≡²n² belirlemeyi de unutmay²n.
9) Sonra birinci b÷lⁿmⁿn altbilgi alan²na girip Ekle*Sayfa Numaralar² komutuna t²klay²n. Sayfa numaras²n² ortalay²p Biτim dⁿ≡mesine bas²n. Seτenekleri yandaki ■ekilde g÷rⁿldⁿ≡ⁿ gibi de≡i■tirin. Burada ' B÷lⁿm Numaras² ile Birlikte' (' Include Chapter Number' ) seτene≡ini i■aretlemeyi unutmay²n. ▌■lemi tamamlay²p Tamam dⁿ≡mesine t²klad²≡²n²zda altbilgi alan²na b÷lⁿm ve sayfa numaralar² eklenecek. Yeni bir b÷lⁿme ba■lay²p tekrar Ba■l²k 1'i kulland²≡²n²zda sayfa numaralar²n²n ba■²ndaki b÷lⁿm numaras² da otomatik olarak de≡i■ecek.Rapor iτinde farkl² biτemlere sahip metinler kullanacaksan²z bunlar² yarat²p biτem listesine ekleyebilirsiniz. ╓zet k²sm²n²n metni iτin bir biτem yaratacaksan²z, Biτim*Biτem*Yeni komutuna t²klay²n. Aτ²lan Yeni Biτem isimli ileti kutusunda Ad k²sm²na ÷rne≡in ' ╓zet metin' yaz²n. Daha sonra Biτim menⁿsⁿnden Yaz²tipi, Paragraf ve istedi≡iniz ba■ka seτeneklere girerek ÷zet metniniz iτin bir biτem tan²mlay²n. Biz kendi raporumuzda ╓zet metin iτin Times New Roman, italik 12 punto bir yaz²tipi belirledik, paragraf format²na dokunmad²k. Ayr²ca ana metinde kullanmak ⁿzer bir ' Dⁿz Metin' biτemi, ve iτeriden yazaca≡²m²z al²nt²lar iτin de bir ' ▌τerlek Metin' biτemi yaratt²k.
▌τindekiler Listesi
Raporumuzun sonuna geldi≡imizde
bir eksik kald²: ▌τindekiler Listesi. Bu ana kadar yapt²≡²m²z i■lemler iτindekiler iτin veri toplamaktan
ibaretti. ▐imdi toplad²≡²m²z verileri liste haline getirece≡iz.
10) ▌τindekiler Listesi genelde kapaktan sonra gelir. O halde raporun sonuna geldi≡imizde, yine Ekle*Kesme komutunu kullanarak Kapak ile ╓zet b÷lⁿmⁿ aras²nda bir b÷lⁿm daha olu■turaca≡²z. Bu b÷lⁿmⁿ olu■turduktan sonra Ekle*Dizin ve Tablolar komutunu τal²■t²r²n. Aτ²lan ileti kutusunun ▌τindekiler b÷lⁿmⁿne gelin. Bu b÷lⁿmde yapaca≡²n²z ayarlamalarla ▌τindekiler Listesinin format²n² belirleyebilirsiniz. Daha sonra Seτenekler dⁿ≡mesine t²klay²n. Yeni aτ²lan ileti kutusunda Kullan²labilecek Biτemler k²sm²nda daha ÷nceden yarat²p Biτem listesine ekledi≡iniz ba■l²klar²n (Ba■l²k 1, Ba■l²k 2, vs.) bir listesini g÷receksiniz. Bu ba■l²klar²n kar■²s²na ▌τindekiler listesi dⁿzeylerini girmeniz gerekir. ╓rne≡in ▌τindekiler listesinde ' 1.' Numaras² ile ba■layan ba■l²≡²n ▌T Dⁿzeyi 1 olmal²d²r. B÷ylece bu tⁿr ba■l²klar ▌τindekiler Listesinde sola dayal² yaz²l²r. ' 1.1.' numaral² ba■l²≡²n biraz daha iτeriden yaz²lmas²n² istiyorsan²z ▌T Dⁿzeyini 2 olarak seτmelisiniz. Tⁿm ba■l²klar²na ayn² yaz²tipi boyutunda ve sola dayal² olmas²n² istiyorsan²z, tⁿm IT dⁿzeylerini 1 yapabilirsiniz. Bu i■lemleri yap²p Tamam dⁿ≡mesine bast²≡²n²zda imlecin oldu≡u yerde otomatik bir ▌τindekiler Listesi olu■acak.Raporunuzda sonradan de≡i■iklik yaparsan²z ▌τindekiler Listesinde herhangi bir alana sa≡ fare tu■u ile t²klay²p menⁿden Alan² Gⁿncelle■tir'i seτmeniz yeterli. Yapt²≡²n²z tⁿm de≡i■iklikler an²nda gⁿncellenecek.